10 étapes à suivre pour réussir son séminaire d’entreprise

Que ce soit votre premier ou vingtième séminaire que vous organisez, il reste toujours plus facile de l’organiser lorsqu’on a établi la to do list des choses à faire et à suivre. Aussi pour vous aider et vous assurer que rien ne vous échappe, nous vous proposons cette petite liste en 15 étapes et astuces pour organiser un séminaire et mettre toutes les chances de votre côté pour qu’il soit un succès. Utilisez le à n’importe quelle étape du processus d’organisation de votre séminaire pour vous assurer qu’un détail n’a été oublié et diminuer votre stress.

Commencer la planification de votre séminaire le plus tôt possible

Sitôt que vous avez obtenu le feu vert pour votre séminaire (au minimum quatre mois avant votre événement, en deçà la qualité du séminaire et le budget alloué vont directement en pâtir), vous devez commencer les tâches ci-dessous. Et plus tôt vous pouvez cocher ces tâches lorsqu’elles sont réalisées,  mieux ce sera !

1) Définissez vos buts et objectifs

Pour réussir votre séminaire d’entreprise il est important de bien fixer en amont les objectifs que vous souhaitez atteindre. Il sera ainsi plus facile d’organiser la ou les journées du séminaire pour bien répartir temps et budget alloué. Parmi les différents objectifs, cela peut aller de la formation, à l’intégration, à la cohésion, au management, à la motivation, etc.

2) Établissez un budget approximatif

Si vous avez un historique des précédents séminaires, cela peut vous servir de base de référence. S’il s’agit de votre tout premier séminaire d’entreprise, établissez quelques premiers devis sur les pôles de dépenses les plus importants (restauration, logement, déplacement, activité) pour avoir une idée à la louche et afin de pouvoir affiner un peu plus tard.

Il est important de garder de la flexibilité quant au budget car il est susceptible d’évoluer – plutôt vers le haut – au gré des évolutions, prévues ou imprévues, qui peuvent survenir d’ici le jour J de l’événement. En effet, le traiteur prévu initialement peut vous faire faux bond quelques jours avant et vous devrez alors opter pour une solution

3) Choisissez une date

C’est souvent une étape délicate car la date sélectionnée doit permettre de rassembler le maximum de collaborateurs en évitant le plus possible les congés. Aussi, plus tôt la date de séminaire est choisie et communiquée et moins de défection il y aura. Vérifiez les plannings et disponibilités de chacun pour opter pour une date qui arrangera le plus possible l’équipe.

Astuces :

• optez pour deux dates, une date optimale, et une date plan B car il vous vous faudra peut-être faire preuve de souplesse pour obtenir le le lieu ou l’activité de votre choix.
• évitez le plus possible les vacances scolaires tant pour les déplacements disponibilités des salariés et hébergement vacants. Profitez des périodes creuses pour bénéficier de prix plus abordables.

4) Trouvez le lieu

Choisissez votre emplacement géographique idéal et identifiez les lieux dans la région ou la ville. Déterminez le nombre de personnes qui assisteront à votre séminaire pour définir vos besoins en capacité. Demandez à chaque lieu les prestations fournies et les infrastructure (vidéo-projecteur, wifi, services de restauration, salles de réunion, terrasses …)
Renseignez-vous pour savoir si l’établissement de votre choix a des fournisseurs privilégiés et le cas échéant, identifiez des fournisseurs locaux sur lesquels vous pouvez compter.

Le plus important est de trouver un lieu attractif pour accueillir l’ensemble des participants au séminaire et qui corresponde à vos objectifs. Il existe des espaces de travail qui proposent aux professionnels d’organiser leur événement d’entreprise que cela concerne une réunion d’informations, un séminaire ou encore une conférence. Ces espaces sont pour la plupart équipés de nombreux services afin de répondre à vos besoins. Pour vos séminaires d’entreprise, Turing 22 permet d’accueillir jusqu’à 300 personnes au maximum.

5) Trouvez les bons prestataires

Selon vos besoins, il vous sera nécessaire de faire appel à plusieurs intervenants extérieurs : traiteur, animation, activités de team building… Dressez une liste avec tous les prestataires. N’hésitez pas à demander conseil en interne ou à vos relations pour que l’on vous recommande les bonnes personnes.

6) Établissez le planning

Notez les étapes-clés à suivre avec les échéances pour le bon déroulement et l’organisation de votre séminaire. Ce planning doit intégrer les différentes échéances telles que les réservations à effectuer, les interlocuteurs à contacter et relancer, les acomptes à verser auprès des différents prestataires. Prévoyez une marge de sécurité pour éviter les retards et imprévus.

En parallèle, établissez le planning très précis de la journée ou les journées de votre séminaire. Là aussi, prévoyez une marge de manoeuvre pour pallier les éventuels retards d’une présentation qui déborderait.

7) Communiquez en interne

Une fois la date fixée (voir plus haut), partagez la le plus tôt possible pour la caler dans l’agenda de tous. Ensuite, pour les modalités du séminaire, vous pourrez les communiquer quelques jours avant, en indiquant tout d’abord le lieu. Même si vous souhaitez garder la surprise, donnez quelques infos pour faciliter la préparation des effets personnels et éviter les achats de dernière minute tel que maillots de bain, chaussure de sport ou bonnet !

Et quelque soit la taille de votre entreprise, l’un des objectifs supra-ordonné du séminaire est de fédérer. Aussi, n’oubliez pas de relancer les participants en rappelant, la date, l’heure d’arrivée  pour éviter les retards, le plan d’accès et toute information utile. Par exemple si vous avez prévu une activité spécifique nécessitant une tenue particulière, précisez le aux convives et répétez-le plusieurs fois, y compris la veille de l’événement.

8) Prévoyez un plan B

En effet, comme évoqué plus haut sur le point du budget, des imprévus peuvent survenir à tout moment : changement de traiteur, une animation qui se décommande, ou même un changement d’avis de la direction sur le contenu du séminaire qui vont vous contraindre à revoir en partie votre copie. Tenez donc une liste de plusieurs prestataires au cas où que vous pourrez contacter si besoin.

9) (re)vérifiez que touts doit prêt

À J-7 de l’événement, (re)vérifiez avec toute l’équipe et les prestataires que tout est ok : dates de réception des marchandises, PLV, totems, traiteur… L’objectif est de prévenir le plus possible tout problème qui pourrait survenir. Rappelez les enjeux, les horaires, les lieux aux différents intervenants quant au déroulement du séminaire.

10) Feedback post-séminaire

A l’issue du séminaire, il est bon de pouvoir analyser ce qui a fonctionné (ou pas) et de recueillir les impressions, bonnes ou mauvaises auprès des différents participants. Pour ce faire, un rapide questionnaire peut être fait à la fin de la journée de séminaire ou dans les jours qui suivent. L’objectif est d’évaluer les points d’amélioration pour anticiper au mieux l’organisation de votre prochain séminaire. Pensez à demander l’avis de chacun de façon anonyme sur tous les points : le lieu du séminaire, les animations, le ratio entre temps de travail et les moments ludiques, la qualité des repas, de l’hébergement, le trajet, etc…