Trop de réunions ? Vous souffrez peut-être du « MAS »

Ah les réunions, parfois utiles, parfois une perte de temps, elles font partie intégrante de notre quotidien au travail. Qu’il s’agisse d’un point de 15 minutes ou d’une réunion de brainstorming de 2 heures, on ne peut parfois s’empêcher de penser qu’un simple email aurait suffit. Ou qu’on aurait pu employer notre temps à faire quelque chose de plus productif.

Se libérer des réunions inutiles

La réunionite aiguë est un fléau qui touche de plus en plus les organisations mais que peut-on faire pour aller vers un modèle plus adapté et des réunions plus productives ?

A travers un TED Talk qui a récolté près de 250 000 vues sur YouTube (vidéo en anglais mais pas de panique vous trouverez l’essentiel du contenu dans cet article), David Grady propose une solution simple mais qui pourrait avoir un impact significatif sur la façon dont nous organisons des réunions au quotidien.

Que diriez-vous si on vous volait votre chaise de bureau ?

Il commence sa présentation par une métaphore : si un collègue arrivait dans votre bureau et vous prenait votre chaise sans vous expliquer pourquoi, vous ne comprendriez pas. Vous iriez même le voir pour qu’il vous rende votre chaise. David Grady transpose ensuite son exemple à une situation que tout le monde est susceptible d’avoir vécu dans sa vie professionnelle.

Et si on vous volait votre temps ?

Il fait un parallèle avec une invitation qui apparaîtrait dans votre calendrier Outlook (ou autre) pour une réunion où la raison de votre présence n’est pas expliquée et où l’ordre du jour est plutôt flou. Vous acceptez tout de même la réunion, y assistez, et vous demandez à quoi tout cela a servi. Vous repartez frustré(e) d’avoir perdu un temps précieux dans une réunion.

Ainsi vous ne laisseriez pas vos collaborateurs vous piquer votre chaise de bureau mais vous pourriez plus facilement les laisser vous voler du temps pour des réunions improductives où votre présence n’est pas indispensable.

MAS : un syndrome qui gagne du terrain

De façon humoristique, David Grady appelle ce phénomène le MAS : Mindless Accept Syndrome (trad : syndrome d’acceptation irréfléchie).

Il décrit ce syndrome, toujours de manière humoristique, comme un réflexe involontaire qui consiste à accepter une invitation à la minute où elle apparaît dans notre boîte mail, sans même y réfléchir. Dans une société où l’immédiateté fait loi, ce comportement n’est inconnu de personne.

Alors comment reprendre le contrôle de votre temps professionnel et renouer avec des réunions plus productives ?

Le remède ?

Au-delà des remarques humoristiques mais néanmoins véridiques de David Grady, il est intéressant de prendre du recul quant à la façon dont nous organisons et acceptons des réunions. Son approche consiste simplement à ne pas accepter les invitations de manière irréfléchie et à se demander si notre présence est réellement requise.

Il peut parfois être bienvenu de faire préciser l’ordre du jour à la personne qui vous invite et de chercher à en savoir davantage sur les objectifs de la réunion.

Dans certains cas, une réunion peut parfaitement être remplacée par un email, ce qui est beaucoup moins chronophage et donne davantage de flexibilité aux personnes concernées.

L’idée est d’apprendre à dire ‘non’ lorsque cela est justifié et d’apprendre à poser des questions quand cela est nécessaire. En posant des questions, il est possible d’amener ses collègues à prendre conscience de la façon dont ils organisent des réunions pour finalement modifier les éventuelles habitudes de réunionite de votre organisation.

Il ne faut bien entendu pas dire ‘non’ en bloc à toutes les invitations. Il s’agit simplement de prendre du recul pour s’assurer que vous n’assister qu’aux réunions où votre présence a une réelle valeur ajoutée. Finalement, cela revient à se poser la question : vaut-il mieux assister à une réunion ou y participer ?

Rester assis 30 minutes ou 1 heure dans une réunion à vous demander ce que vous faites ici n’est certainement pas la meilleure façon d’optimiser votre productivité au travail (lien article).

Ce qu’il faut retenir

Peut-être que vous n’avez aucune difficulté à refuser une réunion si celle-ci ne vous semble pas pertinente. Peut-être que vous n’avez pas l’impression de participer à trop de réunions. Peut-être que votre statut ne vous permet pas d’exprimer des doutes sur l’utilité d’une réunion.

Mais il semble important, dans la mesure du possible, de reprendre la main sur la façon dont nous contrôlons notre temps sur une journée de travail. Les distractions sont déjà bien assez nombreuses pour que nous n’ayons pas à assister à des réunions qui ne nous apportent rien. Dire ‘non’ n’est pas un crime et, si cela est fait de manière diplomate et pertinente, pourrait même avoir des effets positifs sur la gestion des réunions dans votre entreprise.

Et lorsqu’une réunion est réellement justifiée, ce qui arrive malgré tout très souvent, il est important qu’elle soit productive. Suivez nos conseils de choses à faire et à éviter lorsque l’on organise une réunion (lien article).

Votre entreprise souffre-t-elle de réunionite aiguë ? Avez-vous vos propres astuces pour éviter les réunions inutiles ?

L’avantage, c’est que chez Turing 22 on peut faire des réunions dans des salles comme la salle Jungle, et que c’est tout de suite moins ennuyeux. Avec 11 salles aux couleurs vitaminées et aux chaises confortables, si vous ne pouvez pas éviter une réunion, vous pourrez au moins apprécier la déco et les fauteuils 🤭