Horaires de travail et productivité : faut-il travailler plus pour être plus efficace ?

Le monde du travail est en constante évolution, et les récents événements ont accéléré les mutations latentes dans les milieux professionnels. Les confinements, l’isolement, le télétravail ont modifié profondément les habitudes des travailleurs et la gestion des ressources humaines. L’avenir du travail est hybride : désormais on travaille tantôt chez soi, tantôt au bureau.

Mais s’ił y a bien une chose qui n’a que peu changé, et notamment en France, c’est la considération que le travail représente un volume horaire journalier, lié à la durée légale du travail. Chaque salarié doit consacré ses heures, généralement 8 par jour à son travail.

Travailler de longues heures peut être dangereux pour la santé mentale et physique. Le surmenage est lié à toutes sortes de facteurs, depuis les mauvaises aptitudes à la communication et la baisse de productivité jusqu’aux troubles du sommeil et à la dépression. Pourtant, malgré cela, les employés travaillent de plus en plus longtemps. D’après des enquêtes récentes, les travailleurs modernes effectuent plus d’heures que jamais depuis que l’on tient des statistiques.

Avec une pression croissante sur les performances, des attentes plus élevées et une concurrence accrue, la productivité est plus importante que jamais pour les employés comme pour les dirigeants. Malheureusement, trop de cadres et de dirigeants suivent une idée dépassée de ce que signifie être productif.

Un plus grand nombre d’heures travaillées ne signifie pas nécessairement un plus grand (ou un meilleur) rendement. Il a été constaté que les longues heures de travail des membres clés de l’équipe nuisent à la productivité de l’équipe. En revanche, des horaires plus courts ont l’effet inverse, peut-être parce que les travailleurs récupèrent de la fatigue et arrivent au travail avec plus d’énergie et de concentration.

En fait, le moyen le plus simple d’aider une équipe surchargée de travail à être plus productive est peut-être de l’aider à travailler moins.

Le burn-out : la nouvelle épidémie au travail

Le résultat d’un excès de travail est bien souvent le même pour les employés : stress, frustration et, finalement, épuisement professionnel.  Pour comprendre l’impact du surmenage, il faut d’abord comprendre pourquoi les gens travaillent plus, et cela tient en deux raisons :

• Leurs managers les y obligent
• Ils ont le sentiment d’y être obligés

Bien que cela puisse sembler être la même chose, il existe une différence essentielle entre les deux. Faire travailler les employés trop longtemps est un problème de gestion – un signe de lieux de travail toxiques où les employés n’ont pas d’autre choix que d’être surchargés de travail. Ils craignent que leur emploi disparaisse s’ils ne travaillent pas plus longtemps et plus fort que les autres.

En 2015, un article du New York Times décrivait ces problématiques chez Amazon. Cela tiendrait à la culture d’entreprise qui pousse les employés à travailler longtemps et tard (les mails arrivent après minuit, suivis d’un SMS demandant pourquoi on n’y a pas répondu).

Célébrer la culture de l’agitation permanente ne fait que stresser vos employés et peut même nuire à vos résultats. Dans une étude portant sur des vendeurs, ceux qui se considéraient comme « heureux » et moins stressés ont augmenté leurs ventes de 37 % !

En France, on parle depuis plusieurs années de présentéisme pour décrire ce phénomène qui consiste à rester au travail plus que nécessaire, sans forcément être plus efficace. Ceci ne résulte pas d’une demande exprès de la hiérarchie mais bien des salariés eux-même qui pensent qu’ils doivent rester plus tard le soir ou venir plus tôt le matin. Cet été, les médias se sont fait l’écho du fait que de plus en plus de salariés travaillent pendant leurs congés. Près de 80% amènent avec eux téléphone et ordinateur pour garder le contact avec le travail.

Travailler plus ne signifie pas travailler mieux, mais peut au contraire s’avérer délétère pour les équipes, tant au bureau qu’à la maison.

Pourquoi les employés s’épuisent-ils dans des lieux de travail qui ne les obligent pas à travailler de longues heures ? La réponse est plus complexe et se résume à une combinaison de temps de travail non ciblé, de culpabilité, d’ambition, d’incertitude et de désir de faire ses preuves sur un marché compétitif.

Que ce soit la faute du style de gestion ou de la culture de l’agitation de votre organisation, si vos employés travaillent trop, ils s’épuisent. Ils sont stressés, déconcentrés et distraits, ce qui signifie qu’ils finissent par travailler de plus longues heures tout en accomplissant moins de travail. Et c’est une situation perdant-perdant, pour l’entreprise et les équipes. Non seulement cette situation est inefficace, mais elle peut entraîner une augmentation du turn-over du personnel.

Travailler moins, pour produire plus

Le nombre d’heures que vous travaillez a une incidence sur votre productivité et votre bonheur. La plupart des employés s’approchent de la ligne blanche lorsqu’ils travaillent plus que les 40 heures habituelles. Les heures supplémentaires sont courantes, surtout si vous êtes propriétaire d’une entreprise, mais elles peuvent être contre-productives et même dangereuses pour la santé si elles sont poussées trop loin.

Cela peut sembler contre-intuitif, mais c’est vrai : travailler moins peut être plus productif. Limiter les heures de travail de votre entreprise encourage les employés à travailler plus intelligemment, et non plus durement ou plus longtemps, ce qui se traduit par une plus grande satisfaction au travail et une diminution des niveaux de stress. Sans compter que travailler moins laisse plus de temps pour faire de l’exercice et s’adonner à des activités qui favorisent la pleine conscience, stimulent la créativité et encouragent la résilience. Ce temps libre peut contribuer à réduire la fréquence des maladies de vos employés et à améliorer leur santé et leur bonheur en général, ce qui leur permet de donner le meilleur d’eux-mêmes jour après jour.

Parmi les tendances actuelles, on dénote certaines initiatives d’entreprises qui proposent à ses salariés de ne travailler que 4 jours par semaine au lieu de 5 jours hebdomadaire. Cela signifie devoir travailler un peu plus chaque jour, mais en contre-partie, chacun dispose d’un jour off dans la semaine.

Peut-on ne travailler que 4 heures par semaine comme le propose Timothy Ferriss ?

Mieux gérer son temps au travail

Au delà des facteurs inhérents à l’organisation du travail par la hiérarchie et les ressources humaines, il reste possible pour tout un chacun d’optimiser tant sa productivité que son temps alloué au travail.

En effet, il existe une multitude de moyens d’en faire plus en en faisant moins, mais cela commence par ce sur quoi vous décidez de concentrer votre énergie. L’objectif est de rester présent et de se détacher des tâches et des problèmes insignifiants.

Un moyen efficace d’y parvenir est d’adopter la loi du moindre effort. Cette loi repose sur l’idée que l’intelligence de la nature fonctionne avec une facilité d’action sans effort et sans résistance.

Voici quelques maximes à appliquer dans votre vie professionnelle

Acceptez votre situation actuelle

Pensez à votre situation actuelle et dites-vous : « Je comprends et j’accepte comment les choses sont. Ce moment est exactement comme l’univers est en ce moment ». Ces mots vous empêchent de réagir aux événements qui vous entourent et vous encouragent au contraire à simplement les reconnaître.

Vous pourriez même dire : « J’accepte ma situation, pas celle que je voudrais qu’elle soit. » Vous passerez de la pensée de toutes les choses qui ne vont pas dans votre sens à la concentration sur toutes les possibilités positives du moment présent.

Assumez la responsabilité de votre situation actuelle

Il n’est pas nécessaire de se battre et de pester contre les petites choses. Pratiquer l’art de s’abandonner présente de nombreux avantages. Si vous êtes en retard à une réunion ou si votre supérieur s’en prend à vous dans sa mauvaise journée, ne pointez pas du doigt les autres. Dites-vous : « Je suis responsable de ce qui se passe dans ma vie ». Puis, passez à autre chose.

En reportant l’attention sur vous, vous vous rendrez compte que vous êtes le seul à pouvoir contrôler votre humeur, votre disposition et votre destin. Ne laissez pas la mauvaise journée de quelqu’un d’autre ruiner la vôtre. Si vous vous considérez comme l’agent du changement, les problèmes commenceront à ressembler à des opportunités. Et lorsque vous rencontrez des situations difficiles, demandez-vous « Que puis-je faire pour y remédier ? ».

Détachez-vous de la question de savoir « à qui revient le mérite ».

La plupart des emplois de bureau comportent un certain degré de politique, mais il est important de se concentrer sur le message, et non sur le messager. Essayez de ne pas trop vous laisser entraîner dans des conversations centrées sur l’ego ou dans la compétition pour savoir qui recevra le plus d’éloges. Lorsqu’une idée est émise, concentrez-vous sur la qualité de cette idée, plutôt que sur la personne qui l’a proposée. Et lorsque vous proposez une idée, ne vous inquiétez pas si elle n’est pas adoptée. Respirez et essayez de vous détacher des résultats.

Vous n’avez pas à courir après chaque petite chose qui se présente devant vous, mais vous pouvez vous concentrer sur les éléments qui comptent vraiment et qui donnent du sens. De plus, vos actions en diront long, et vous pourrez gagner la réputation d’être désintéressé, ce qui améliorera votre position parmi vos pairs.

Travailler moins pour travailler mieux

Si vous souhaitez en faire moins pour en faire plus, voici les principaux aspects de votre routine de travail sur lesquels vous devez vous concentrer

Établissez des priorités et décomposez vos tâches pour maintenir une productivité élevée.

Selon Psychology Today, le moyen d’éviter la procrastination et d’assurer un niveau élevé de production est d’identifier les priorités, de faire un travail utile et de créer un programme ou une routine. En outre, le fait de diviser les grands objectifs en petites tâches peut également contribuer à prévenir le stress, qui est connu pour nuire à l’efficacité.

Cela signifie que, outre la motivation interne ou externe, nos habitudes et nos routines peuvent influencer nos performances au travail. Il en va de même pour certaines limites biologiques. Selon les psychologues, les humains sont capables de se concentrer sur des tâches complexes pendant 90 à 120 minutes. Mais, pour faire du bon travail, ce n’est pas forcément la meilleure façon de procéder.

La technique Pomodoro : Le pouvoir des pauses

Des scientifiques ont découvert que de courtes périodes de repos augmentent la productivité. C’est pourquoi les techniques de travail en alternance comme la technique Pomodoro donnent des résultats pour de nombreuses personnes. Le principe est assez simple : en fractionnant des tâches complexes, nous introduisons de nouveaux stimuli dans le cerveau, ce qui l’empêche de perdre sa sensibilité au travail que nous effectuons. Bien que cela semble contre-intuitif, il s’agit en fait d’un moyen efficace de nous empêcher de devenir « immunisés » à notre travail.

La mise en place d’une routine travail-repos n’est pas très compliquée. La technique Pomodoro préconise 25 minutes de travail, suivies de cinq minutes de repos. Mais vous pouvez aussi augmenter la quantité de travail concentré que vous faites. Des recherches plus récentes suggèrent que les personnes les plus productives font 52 minutes de travail et se reposent pendant 17 minutes.

Cela ne signifie pas que les les personnes qui travaillent à domicile doivent choisir l’une de ces techniques. Ils doivent plutôt s’efforcer d’intégrer des pauses régulières dans leurs journées de travail pour éviter la fatigue et la désensibilisation aux tâches.

Planification des tâches

En plus de faire de la place pour le repos, ce n’est pas une mauvaise idée d’adopter une approche plus proactive de la planification des tâches. Que vous le fassiez à l’aide d’un outil de calendrier numérique ou du bon vieux papier et du crayon, cela peut être une excellente stratégie pour vous assurer de respecter vos plans.

Le blocage du temps est une technique qui part du principe qu’une tâche occupera tout le temps dont vous disposez pour l’accomplir. Pour éviter qu’elle ne s’éternise, vous devez donc vous fixer un délai et vous y tenir. Cela signifie que vous devez inscrire toutes les tâches prioritaires dans votre calendrier (qu’elles soient professionnelles ou personnelles), ce qui vous donnera un élan de motivation et de productivité sous la forme d’échéances réalisables.

Certains entrepreneurs vont même jusqu’à planifier chaque moment de leur journée, y compris les périodes de repos. Bien que cela puisse fonctionner pour certains, gardez à l’esprit qu’il n’est pas nécessaire d’aller jusqu’à l’extrême en matière de blocage du temps. Tant que vous respectez votre calendrier et que vous ne sacrifiez pas votre temps personnel au profit du travail, bien sûr.

Si, toutefois, vous avez tendance à vous laisser distraire, cherchez des moyens d’éliminer de votre espace de travail vos principales distractions.

Par exemple, les gens passent en moyenne 4 heures par jour sur leur téléphone – ce qui représente beaucoup de temps à faire défiler les médias sociaux au lieu de travailler, de se reposer ou de socialiser. Une astuce simple serait de pratiquer l’évitement numérique. Il s’agit de limiter le temps passé devant l’écran en éliminant de votre espace de travail votre plus grande distraction. Que ce soit en mettant votre téléphone en mode « Ne pas déranger » ou en le laissant dans votre chambre à coucher, vous pourriez trouver que c’est un excellent moyen de vous permettre de vous concentrer sur ce qui compte vraiment (et d’arrêter de perdre un temps précieux).

Même si cela semble contre-intuitif, faire moins pour en faire plus est tout à fait possible. Mais pour beaucoup de freelances, de travailleurs à distance et d’entrepreneurs, il faudra changer d’état d’esprit.

Nous avons souvent l’impression d’être surchargés par notre travail alors qu’en fait, c’est nous qui sommes chargés de créer un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Faire des pauses régulières (courtes ou longues), contrôler ses priorités et prendre soin de son corps sont autant d’étapes cruciales pour améliorer sa concentration et sa productivité. Ce qui est génial, c’est qu’elles sont faciles à mettre en place. Même quelques petits changements peuvent donner des résultats visiblement meilleurs, tant sur le plan professionnel que privé. N’hésitez donc pas à réévaluer vos habitudes et à en essayer de nouvelles. Qui sait, elles pourraient bien changer la donne.