Quel est le lieu de travail optimal pour votre entreprise ?

Plus de deux ans après le début de la pandémie de Covid-19, les entreprises se demandent comment réimaginer leurs espaces de travail en fonction de leurs besoins stratégiques. Trop souvent, les dirigeants repoussent la décision à plus tard, alors qu’en fait, prendre des mesures décisives maintenant peut s’avérer payant plus tard. Mais comment déterminer si les options du travail en présentiel, hybride ou à distance sont les meilleures pour votre organisation ? Les entreprises doivent-elles rappeler les employés au bureau ou les laisser travailler à distance ? Est-il temps d’essayer une nouvelle façon de travailler tous ensemble ? Dans le débat en cours, notamment dans les médias populaires, se perd une idée simple : Il n’y a pas une seule bonne réponse car les managers doivent adapter leur environnement de travail aux besoins de leur organisation. Cette décision peut être difficile à prendre : des enquêtes récentes montrent que ce que les employés pensent être le mieux pour eux peut limiter le potentiel de l’entreprise dans son ensemble.

Pour les aider dans ce processus, voici un cadre de réflexion que nous vous proposons pour guider les dirigeants, gestionnaires et cadres d’entreprises dans l’identification de la configuration de travail optimale pour maximiser l’efficacité de leur organisation axée sur la connaissance. De nombreuses études suggèrent que les gestionnaires d’entreprises doivent tenir compte de deux caractéristiques organisationnelles clés pour identifier leur modèle de travail le plus efficace : la taille et l’orientation vers la croissance. En fonction de la position de l’organisation sur ces deux plans, les responsables d’entreprises devraient ainsi mettre en œuvre l’une des quatre configurations de travail stylisées suivantes :

• bureau ou campus autonome,
• hybride avec espace flexible,
• environnement de coworking
• travail entièrement distant.

Chacune présente des avantages (et quelques inconvénients) lorsqu’il s’agit de faire deux compromis difficiles : la créativité collaborative par rapport à la productivité individuelle, et l’agilité pour changer et se développer par rapport à la coordination.

4 configurations pour le lieu de travail

Selon la taille et les perspectives de croissance de votre organisation, chaque environnement de travail peut convenir à votre entreprise, les avantages d’un compromis et des exemples d’organisations qui appliquent les meilleures pratiques.

Environnement de coworking

• créativité collaborative
• transfert de connaissances depuis/vers des entreprises homologues
• Agilité à changer et à se développer
• Portée entièrement reconfigurable

Bureau/campus autonome

• créativité collaborative
• recombinaison des connaissances parmi le personnel
• Coordination :
• coordination de l’activité

Entièrement à distance

• productivité individuelle
• efficacité indépendante
• agilité pour changer et se développer
• échelle entièrement extensible

hybride avec espace flexible

• productivité individuelle
• productivité flexible
• coordination
• création d’une culture de la coordination

Quelle configuration de travail choisir

La mise en œuvre décisive de l’une des quatre configurations de travail optimise ce dont l’organisation a besoin au détriment de ce dont elle peut se passer.

Faire correspondre vos besoins à votre bureau

Sur la base de nos recherches, nous avons identifié deux questions sur l’orientation de votre organisation et sur sa situation actuelle pour vous aider à déterminer lequel des quatre modèles vous convient le mieux. Premièrement, quelle est votre stratégie de croissance future ? Deuxièmement, quelle est la taille de l’organisation dont vous avez besoin actuellement ?

Quelle est votre stratégie de croissance future ?

Tout d’abord, vous devez décider si l’innovation créative ou l’exécution efficace est plus centrale pour vos objectifs stratégiques. Si la promotion de la créativité est primordiale pour votre entreprise, votre lieu de travail doit rassembler les connaissances en réunissant les gens, idéalement en personne. Si l’exécution est votre principal objectif, votre entreprise doit s’assurer que les collaborateurs individuels sont aussi efficaces que possible dans leur propre travail ; le fait d’être entouré d’autres personnes peut en fait les distraire du travail à accomplir et nuire à l’efficacité.

Quelle est la taille de votre organisation ?

Deuxièmement, il est important de reconnaître que les petites entreprises et les grandes entreprises doivent repenser l’aménagement des bureaux différemment. D’une part, les grandes entreprises ont accès à une riche base d’expertise et de talents à domicile, mais la coordination de cette activité à l’échelle peut poser des problèmes. D’autre part, une petite entreprise peut être agile et flexible, mais elle dispose d’un réservoir de connaissances beaucoup plus restreint. Toutefois, avec un lieu de travail approprié qui joue sur vos forces et aborde vos faiblesses, une petite entreprise peut se positionner pour devenir une grande entreprise et une grande entreprise peut rester agile comme une petite startup.

Selon le secteur d’activité de votre entreprise, l’éventail de ce qui est considéré comme une petite organisation est large, mais pour de nombreuses entreprises de services ou de technologie, 100 employés est une bonne règle empirique pour commencer. Pour les activités à forte intensité de connaissances, comme le développement de nouvelles technologies, ce seuil peut être beaucoup plus bas, voire 10 employés ou moins dans certains secteurs de haute technologie.

Identifier le lieu de travail optimal pour votre organisation

Après avoir évalué votre organisation selon ces deux dimensions, votre entreprise peut être classée dans l’une des quatre configurations de travail stylisées suivantes : bureau autonome, hybride avec espace flexible, environnement de coworking ou entièrement distant. Nous décrivons ci-dessous les avantages de chacune de ces configurations et donnons des exemples d’organisations qui les ont bien mises en œuvre.

1/ Bureau autonome ou campus : Pour les grandes entreprises orientées vers la créativité.

Votre principale ressource est votre personnel : vos employés sont la fontaine de connaissances qui alimente la créativité dont vous avez besoin. Votre lieu de travail doit donc faciliter ce que les spécialistes appellent la recombinaison des connaissances au sein de votre personnel ; il s’agit du processus par lequel l’innovation naît lorsque les connaissances existantes sont combinées de manière inédite. Nos recherches montrent que la recombinaison des connaissances fonctionne mieux lorsque vous réunissez physiquement des personnes. Pourquoi ? Parce que le transfert de connaissances – surtout celles qui ne sont pas écrites ou facilement codifiées – se fait plus facilement en face à face et est facilité par d’autres indices non verbaux. Le retour d’information et la mise à jour immédiats sont essentiels au bon déroulement des discussions et des séances de brainstorming.

Cela signifie qu’une réunion Zoom ne suffit pas, car toutes les connaissances ne se traduisent pas bien à travers une webcam et les réunions virtuelles ne se déroulent pas souvent de manière fortuite sur le moment. Il faut réunir les gens pour qu’ils puissent faire du brainstorming dans une salle de conférence devant un tableau blanc, mais aussi pour créer des situations où les gens peuvent se croiser dans le couloir en allant aux toilettes, à l’ascenseur, ou à la machine à café. Les grandes organisations ont plus de possibilités de profiter de ces occasions fortuites : une entreprise de cinq personnes peut avoir 10 interactions possibles en allant prendre leur café, mais une entreprise de dix personnes en a jusqu’à 45. Vous pouvez exploiter cette taille pour obtenir des opportunités créatives exponentielles.

Dans le même temps, une grande entreprise est confrontée à un problème de coordination. À travers les fonctions et les produits, vos collaborateurs doivent communiquer régulièrement et facilement pour s’assurer qu’ils avancent dans la bonne direction, comme le montrent nos recherches en partenariat avec Google. Ainsi, vous devez rassembler les gens non seulement pour stimuler l’innovation, mais aussi pour engager une coordination active entre les employés, afin qu’ils puissent itérer vers des objectifs communs pour l’avenir, ou résoudre les goulots d’étranglement vers les objectifs existants, par exemple si une équipe en retarde une autre.

Les grandes entreprises peuvent assurer à la fois la recombinaison des connaissances et la coordination active en choisissant de rassembler les employés de manière centralisée et en personne dans un bureau ou un campus autonome. Prenons l’exemple d’Apple : il y a de nombreuses raisons pour lesquelles Apple est Apple, mais l’entreprise est clairement réfléchie quant à la manière dont elle rassemble ses employés. Quelques mois avant sa mort, Steve Jobs s’est présenté devant le conseil municipal de Cupertino et a exposé sa vision d’une maison circulaire futuriste en verre qui favoriserait la créativité et la collaboration. Steve Jobs était convaincu que les moments de sérendipité qui mènent à l’innovation sont perdus lorsque la conception d’un bâtiment n’encourage pas la collaboration.

Pour façonner ces interactions sociales, les gestionnaires doivent prêter attention à l’architecture de leur bureau : créer des espaces dans lesquels les groupes peuvent se rassembler ou dans lesquels les individus peuvent se voir fortuitement en passant augmente la coordination et la recombinaison des connaissances. Inauguré en 2017, l’Apple Park offre désormais de nombreuses occasions pour les employés de se croiser : dans la salle de sport de 100 000 pieds carrés, dans les parcs, dans l’un des sept cafés ou en allant aux toilettes. Le fait d’accueillir de nombreux employés d’Apple dans une même installation permet de nouer des relations entre les équipes, de partager des idées avec des collègues de spécialités différentes et d’avoir des occasions de collaborer. La division du bâtiment en sections modulaires, appelées pods, facilite le travail en équipe et les activités sociales. Toutes les personnes placées dans ces pods – du PDG aux stagiaires d’été – tissent des liens et peuvent découvrir des possibilités de mentorat.

2/ Hybride avec un espace flexible : Pour les grandes entreprises axées sur l’exécution.

Votre principale ressource reste votre personnel, mais celui-ci a besoin d’un autre type d' »espace » pour travailler efficacement. Vous devez leur donner la possibilité d’être là où ils sont le plus productifs. Comme le souligne Leslie Perlow, spécialiste renommée du comportement organisationnel à la Harvard Business School, dans ses recherches sur la « famine de temps », les interruptions constantes au travail peuvent avoir des conséquences désastreuses sur la productivité, en créant le sentiment (et la réalité) d’avoir trop à faire et pas assez de temps pour le faire. C’est pourquoi il est nécessaire de structurer un temps de travail indépendant pour que vos employés puissent l’exécuter. Le meilleur endroit pour ce faire n’est pas toujours le bureau ; il peut s’agir de l’endroit que chaque employé détermine comme étant le meilleur environnement pour lui-même, ce qui peut être la maison, un café ou même une île tropicale. Il peut donc être bénéfique de donner aux employés l’espace nécessaire pour être à distance au moins une partie du temps. En outre, vous pouvez économiser sur les coûts immobiliers et vos employés peuvent économiser sur le temps de trajet, ce qui, selon les recherches, peut améliorer leur productivité.

Le travail à distance complet peut présenter quelques problèmes. Tout d’abord, il ne peut pas faciliter le niveau de coordination – réunions d’équipe pour répartir les projets, visites de contrôle des managers pour motiver et suivre les progrès individuels, etc. – nécessaire pour aligner les employés sur un objectif d’entreprise aujourd’hui. Bien que les réunions virtuelles puissent accueillir des interactions planifiées occasionnelles, les frictions dans les interactions restent considérables et l’épuisement physique tout simplement. En fait, au cours de la pandémie, nous avons rédigé une étude de cas sur Zoom Video Communications, la marque phare de la vidéoconférence. Nous pouvons vous assurer que Zoom est bien conscient de la fatigue de Zoom, que la technologie disponible aujourd’hui ne peut pas encore éliminer.

Si vous voulez permettre à vos employés d’exécuter des tâches à distance de manière indépendante, mais que vous avez toujours besoin de coordination, comment combler ces besoins ? La solution consiste à envisager sous un angle nouveau le temps que vos employés passent ensemble en personne. Au lieu de les accaparer par des réunions dans une salle de conférence, votre objectif est de favoriser la coordination en renforçant la culture.

En donnant à vos employés le temps et l’espace nécessaires pour se rencontrer en personne, votre organisation développe un langage, des normes, des valeurs et, finalement, une culture communs. Cela a une valeur à long terme et contribue à assurer la cohérence des décisions décentralisées que prennent vos employés lorsqu’ils travaillent à distance et de manière indépendante. Cela réduit également la nécessité d’une coordination constante avec les collègues et les responsables.

Les grandes entreprises peuvent permettre à la fois une exécution flexible et une coordination culturelle en étant hybrides avec un espace flexible. Une organisation qui a été à l’avant-garde de ce modèle est Github, un important fournisseur d’outils de développement de logiciels. Même avant la pandémie, GitHub n’exigeait pas de ses employés qu’ils viennent au bureau : ceux-ci étaient encouragés à travailler où ils le souhaitaient dans le monde, et réduisaient les réunions formelles au minimum. Malgré ce modèle non conventionnel, GitHub a toujours conservé un bureau à San Francisco, où réside la majorité de son équipe dirigeante. Le siège sert d’espace de rassemblement pour les équipes de l’entreprise, qui peuvent y organiser des sommets en personne, pour les membres de la communauté GitHub, qui peuvent y organiser des événements ou des ateliers, et pour les « GitHubbers », qui peuvent y trouver un centre culturel où s’engager. En dehors de San Francisco, les employés peuvent se réunir dans un réseau de bureaux formels plus petits et d’espaces de coworking dans le monde entier.

3/ Environnement de coworking : pour les petites startups axées sur la créativité (mais pas que)

La principale difficulté pour une petite entreprise réside dans le fait qu’elle dispose d’un réservoir plus limité de connaissances, présentes dans l’esprit de ses employés, à puiser au sein de son organisation ; ces connaissances, une fois remaniées et recombinées, sont nécessaires à l’innovation. Mais l’innovation peut provenir d’autres sources que les interactions entre vos employés. Les start-ups axées sur la créativité doivent s’assurer que leur lieu de travail facilite la diffusion des connaissances en provenance et à destination des entreprises homologues en regardant au-delà de leurs quatre murs. Mais il n’est pas nécessaire d’aller très loin : peut-être juste au bout du couloir ou à côté (idéalement pas plus de 20 mètres).

En installant votre bureau à proximité d’autres entreprises (et même de concurrents) – dans la même ville, le même quartier, le même bâtiment, le même étage ou même dans la même pièce – vous pouvez bénéficier de la diffusion des connaissances. En outre, nous constatons que la créativité naît de la proximité d’autres organisations très différentes, non seulement en termes de compétences techniques et de marchés cibles, mais aussi en termes de contexte démographique. Cela permet aux personnes de différentes entreprises de se rencontrer en face à face et d’instaurer un climat de confiance, pour partager confortablement des connaissances mutuellement bénéfiques au fil du temps, afin que les deux organisations puissent prospérer.

Là encore, les managers ont besoin d’une architecture de bureau adaptée pour favoriser l’interaction sociale où les individus peuvent échanger des informations. Bien que nos recherches suggèrent que les très courtes distances sont particulièrement puissantes, la création d’espaces communs tels que des kitchenettes peut fonctionnellement rapprocher les gens, même s’ils sont assis dans des endroits plus éloignés. N’oubliez pas que vos employés ont toujours besoin d’un espace privé pour travailler efficacement, et qu’un bureau entièrement ouvert peut être contre-productif.

À mesure que votre entreprise se développe, vous devrez également vous adapter. Nous vous suggérons de concevoir votre lieu de travail de manière à ce qu’il soit entièrement reconfigurable : vous devez pouvoir déplacer vos employés afin que les bonnes personnes soient réunies pour coordonner une innovation que vous n’aviez peut-être pas imaginée lorsque vous avez choisi votre lieu de travail. Un remaniement de l’affectation des bureaux peut s’avérer utile pour stimuler les échanges entre des personnes qui, autrement, seraient moins susceptibles d’interagir. L’emplacement physique peut servir d’outil pour permettre un échange d’informations non planifié.

Une solution consiste à installer votre entreprise dans un environnement de coworking, popularisé par des entreprises comme WeWork et Social Impact Hub. Par exemple, l’Atlanta Tech Village, un espace de coworking où plusieurs startups – qui sont maintenant devenues des licornes notables – ont exploité les avantages du coworking. La plateforme d’engagement des ventes SalesLoft a été l’un des premiers membres à s’installer à l’Atlanta Tech Village. Peu de temps après, la plateforme de marketing Terminus a également commencé à louer un espace dans ce centre de coworking. La proximité physique d’autres entreprises naissantes confrontées à des problèmes similaires a permis à Terminus, à SalesLoft et aux autres membres de l’espace d’apprendre les uns des autres, par exemple, sur les technologies web utiles pour soutenir leurs opérations en ligne. Cela a également conduit à l’intégration de technologies produites par des voisins : SalesLoft continue aujourd’hui à utiliser les produits Terminus.

4/ Télétravail à temps plein : Pour les petites entreprises axées sur l’exécution.

Certaines petites startups ont simplement besoin d’exécuter : vous savez ce que vos employés doivent faire, et eux aussi. Dans de telles organisations, vous devez vous assurer que vous donnez à vos employés les moyens d’exécuter avec une efficacité indépendante.

Dans le même temps, vous savez que vous devrez vous développer rapidement. Tout comme l’évolutivité offerte par l’utilisation de services de cloud computing par opposition aux serveurs sur site, vous voulez vous assurer que vous disposez de l’échelle totalement extensible pour développer votre personnel sans être limité par les quatre murs d’un bureau.

Si cela n’est pas déjà évident, nous ne sommes pas des évangélistes du travail à distance : nos recherches démontrent qu’il y a de sérieux inconvénients. Mais il y a un temps et un « lieu » pour cela, en particulier si vous êtes une petite entreprise orientée vers l’exécution. Prenons l’exemple de Toptal, une société qui propose une plateforme de freelancing mettant en relation des développeurs de logiciels du monde entier avec des entreprises pour du travail à distance. Son équipe interne et son réseau de développeurs sous contrat sont tous deux à distance et couvrent désormais plus de 93 pays différents. L’entreprise met en relation des développeurs avec une ou plusieurs entreprises en même temps, où ils prennent en charge des projets dont les objectifs peuvent être clairement spécifiés et évalués par le client. Le fait d’avoir des objectifs clairs permet de réaliser les travaux individuellement avec moins de coordination dans les deux sens.

Notez qu’il peut y avoir des limites au modèle entièrement à distance. Une autre organisation, le fournisseur d’éducation en ligne Treehouse, a commencé son parcours en tant qu’entreprise entièrement à distance. Au départ, c’était le modèle qui leur convenait. Mais une fois qu’ils ont atteint une quarantaine d’employés, les responsables de Treehouse ont reconnu qu’avec la croissance, la coordination devenait plus difficile. En réaction, et afin de préserver autant que possible l’indépendance des employés, ils ont décidé d’ouvrir des bureaux à Orlando et à Portland et de passer au modèle hybride avec espace flexible décrit ci-dessus. Aujourd’hui, les enseignants et les autres rôles nécessitant une coordination peuvent collaborer depuis ces bureaux, tandis que les concepteurs et les autres rôles qui peuvent exécuter de manière indépendante continuent d’avoir la possibilité de travailler à distance.

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L’occasion de réimaginer votre lieu de travail ne se présente pas souvent. Aujourd’hui, trop de gestionnaires laissent passer cette occasion, laissant leur organisation revenir à la situation qui prévalait avant la pandémie. Pire encore, certains se débattent dans un lieu de travail ambigu mêlant le passé et l’avenir tout en souffrant de tous les compromis entre les configurations du lieu de travail. Il est temps de concevoir votre organisation pour l’avenir en fonction de votre taille et de vos objectifs de croissance.