Comment rendre les réunions plus efficaces en entreprise ?

Avouez : ca vous est certainement arrivé de vous retrouver coincé dans une réunion. Vous arrivez à l’heure, mais la réunion commence avec 10 minutes de retard. L’ordre du jour ? Pas clair. La personne à l’initiative de la réunion ? Idem. Certaines personnes commencent à proposer des idées, d’autres les repoussent. Rien n’est vraiment décidé et la réunion s’achève, tandis que vous vous lamentez en silence sur l’heure perdue…
Il existe une meilleure solution en appliquant des règles à suivre pour organiser une réunion efficace. Ces conseils et stratégies peuvent s’appliquer à tout le monde, quel que soit le poste de chacun.

Trois règles pour diriger une réunion

Établir l’ordre du jour

« Donnez-moi un ordre du jour, sinon je ne vais pas m’asseoir là, parce que si je ne sais pas pourquoi nous sommes en réunion, alors il n’y a aucune raison pour une réunion ». C’est sans doute ce que vous devriez dire si vous êtes convié à une réunion sans objectif communiqué en amont.
Cela peut sembler une exigence évidente, mais de nombreuses réunions commencent sans que leur objectif soit clairement défini. L’ordre du jour de la réunion peut être résumé sur un polycopié, écrit sur un tableau blanc ou discuté explicitement dès le début, mais chacun doit savoir pourquoi il s’est réuni et ce qu’il est censé accomplir. L’ordre du jour fournit une boussole pour la conversation, de sorte que la réunion peut reprendre son cours si la discussion s’égare.

Si les responsables s’assurent qu’il y a un ordre du jour avant le début de la réunion, tout le monde s’alignera rapidement.

Si vous n’avez pas d’ordre du jour sous les yeux, partez. Le temps de tout les salariés est précieux, aussi il est important de concentrer les personnes et de les garder concentrés, et de ne pas simplement entrer dans la pièce et parler de qui a gagné le match PSG-Clermont la veille.

Sans objectif clair énoncé en amont, une réunion s’avère infructueuse, démotivante et chronophage pour les participants/ Une solution : annoncez la couleur en donnant un ordre du jour

Commencez à l’heure. Terminez à l’heure.

Rien de pire dans une réunion que la personne responsable se présente en retard. Pourquoi tant de personnes à position hiérarchique importante prennent-elles la mauvaise habitude d’être en retard aux réunions ? Est-ce simplement parce qu’ils sont très occupés ? Ou y a-t-il un petit plaisir à faire attendre tout le monde, un rappel que leur temps est en quelque sorte plus précieux que celui des autres ? Ou parce qu’ils ne jugent pas nécessaire d’arriver à l’heure, et que de toute façon tout le monde attendra, voire commencera sans lui/elle ?

Le temps, c’est de l’argent, et tout ce temps passé assis à essayer de deviner quand le boss ou le/la responsable va arriver est un gaspillage d’une ressource précieuse. Lorsqu’ils établissent les règles informelles d’une organisation, les employés suivent les normes de cette entreprises qui sont largement véhiculées par le N+1. Si cette personne veut que les réunions commencent à l’heure, les réunions commenceront à l’heure.

Dès lors, si la réunion est à 9 heures, vous n’êtes pas là à 9h01, vous êtes là à 9 heures, car la réunion va commencer à 9 heures. Les personnes occupées ou en retard pour une raison ou pour une autre qui n’arrivent pas à se libérer du dernier coup de fil pour se rendre à la réunion doivent se discipliner pour être à l’heure.

Il est tout aussi important de commencer à l’heure que de terminer à l’heure. Une heure de fin bien définie vous permettra d’accomplir ce qui est prévu à l’ordre du jour et de faire en sorte que les participants retournent rapidement à leur travail.

Terminez par un plan d’action

Prévoyez un temps à la fin de de chaque réunion pour discuter des prochaines étapes. Cette discussion doit inclure la décision de savoir qui est responsable de quoi, et quelles sont les échéances. Sinon, tout le temps que vous avez consacré à la réunion n’aura servi à rien.

Tout le monde doit à la fin de la réunion pouvoir répondre à la questions simple suivante : Qui va faire quoi et quand ? Ceci doit être le fil rouge à suivre pour la gestion de projet.

Organiser des réunions debout

L’un des problèmes récurrents lors des réunions, notamment lorsque le nombre de personnes participants est important est la diffusion de responsabilité. Plus on est nombreux, moins la réunion risque d’être efficace car chacun risque de se montrer attentiste. Et c’est ainsi que l’on rentre dans le cercle vicieux d’une réunion pour un objectif relativement simple initialement qui se transforme en une longue réunion de 2 heures. Dès lors, si votre objectif est exposé clairement et que vous souhaitez une prise de parole rapide, trouver une réponse à un problème donné, organisez une réunion debout. Automatiquement, le temps de la réunion sera écourtée car personne ne souhaite rester debout une heure. Un délai d’un quart d’heure, vingt minutes maximum contraindra tant les participants qu’organisateur à trouver une réponse ou des solutions par les participants dans ce laps de temps court. Essayez, vous verrez !

Ce type de règles s’applique à tous, que l’on soit freelance, dirigeant, chef de projet dans une entreprise, et plus encore lorsqu’on travaille dans un espace de coworking ou lorsqu’on télétravaille.