Future of work : équilibrer l’autonomie et l’organisation au travail

Les employés veulent une autonomie totale pour choisir où et quand ils travaillent. Augmenter l’autonomie peut-elle contribuer positivement à l’expérience de travail d’un employé, en stimulant des facteurs tels que la motivation, la productivité, la confiance et le bien-être mental ? Comment les dirigeants d’entreprises perçoivent-ils cette demande à plus de flexibilité ? Donner plus de liberté à ses salariés ne risque-t-il pas de poser des problèmes à la direction pour définir les futurs besoins en espace et en technologie de l’organisation s’ils ne savent pas où et quand les employés travailleront ? Après deux années de crise sanitaire, les travailleurs n’aspirent-ils pas à plus de stabilité dans leur vie professionnelle ? Dans cet article, nous proposons une feuille de route aux dirigeants d’entreprises, petites ou grandes, pour favoriser une plus grande autonomie des employés tout en répondant aux besoins plus tangibles de l’organisation.

Alors que de grandes entreprises comme Google et Apple ont commencé à imposer le retour de tous les employés au bureau un certain nombre de jours par semaine, le débat sur la flexibilité et l’autonomie continue de se développer. De plus en plus d’organisations adoptent une position ferme sur le lieu de travail de leurs employés, mettant une fois de plus en lumière la question de savoir dans quelle mesure les employés doivent avoir leur mot à dire dans la détermination de leur propre organisation du travail – s’ils doivent être en mesure de décider où et quand ils travaillent, ou si leur organisation doit prendre cette décision pour eux.

Même avant la discussion sur le retour au bureau après la pandémie, les avis divergeaient sur la meilleure approche à adopter par les dirigeants. Cela a donné lieu à des articles dans la presse allant de « Laissez les employés choisir où, quand et comment travailler » à « voici comment choisir les jours de télétravail« . Dans ce vaste débat, les partisans du contrôle par les dirigeants des modalités de travail des employés sont souvent considérés comme insensibles aux besoins des employés. De même, les partisans d’un contrôle total des employés sur leurs conditions de travail sont perçus comme aveugles aux besoins de l’organisation. Cependant, dans de nombreux cas, ces deux arguments ne tiennent pas la route. S’il est correctement exécuté, le fait de permettre aux employés de choisir où et quand ils travaillent peut à la fois améliorer l’expérience des employés et donner aux dirigeants la structure et la prévisibilité dont ils ont besoin pour prendre des décisions stratégiques clés pour l’organisation.

Les employés veulent pouvoir choisir où et quand ils travaillent

Un rapport publié en 2022 sur les modes de travail hybrides démontre que les employés disposant d’une autonomie totale pour choisir où et quand ils travaillent rapportent unanimement une meilleure expérience de travail que ceux qui disposent d’une autonomie limitée ou faible. Ci-dessous, voici comment se distinguent les différents groupes :

• Forte autonomie : « J’ai une autonomie totale pour choisir où et quand je travaille, avec la possibilité de venir au bureau si je le souhaite ».
• Autonomie limitée : « Je dois travailler à distance à plein temps et je peux choisir de travailler ailleurs qu’au bureau » ;
  « Il y a un nombre minimum de jours requis au bureau, mais je peux choisir les jours où je viens ».
• Faible autonomie : « Je dois travailler au bureau à plein temps » ; « Je travaille à la maison et au bureau, mais les jours sont choisis pour moi (par exemple, je dois être au bureau le mardi et le jeudi, et à la maison le lundi, le mercredi et le vendredi). »

Dans cette étude l’expérience de travail est défini comme un agrégat de huit paramètres différents :

• sentiment d’appartenance,
• motivation,
• productivité,
• confiance dans l’équipe,
• confiance dans les dirigeants,
• impact,
• équilibre entre vie professionnelle et vie privée,
• bien-être mental.

Lorsqu’on demande aux salariés comment leur régime de travail influe sur les divers aspects de leur expérience professionnelle, les employés hautement autonomes signalent les niveaux les plus élevés d’appartenance, de motivation, de productivité, de confiance dans l’équipe, de confiance dans les dirigeants, d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée et de bien-être mental. Dans certains cas, ces scores sont supérieurs de plus de 20 % à ceux de leurs homologues à faible autonomie. Il est intéressant de noter que le sentiment d’impact des employés sur leur organisation ne varie pratiquement pas d’un groupe à l’autre. À l’avenir, les dirigeants et les managers devront trouver d’autres moyens de renforcer le sentiment d’impact des employés, par exemple en augmentant les récompenses et la reconnaissance.

Dans la bataille actuelle pour attirer et garder les talents dans l’entreprise, l’expérience de l’employé est devenue une priorité pour de nombreux dirigeants. Donner aux employés la possibilité de choisir où et quand ils travaillent peut être l’un des principaux moteurs d’une meilleure expérience au travail. Il s’agit bien de laisser la possibilité, et non d’imposer de télétravailler tel jour ou de travailler en présentiel obligatoirement le lundi.

Le choix d’un lieu de travail flexible va continuer à devenir une priorité

Les changements survenus au cours des deux dernières années ont donné aux employés de bonnes raisons de redéfinir les priorités de leur vie pour se concentrer davantage sur leur santé et leur bien-être. La majorité des employés en viennent à accorder plus d’importance à la flexibilité qu’au salaire et aux autres avantages. Cette flexibilité leur donne la possibilité de trouver de nouvelles et meilleures façons de faire leur travail, de n’importe où et à leurs propres conditions.

À gauche : « Un Tiers-lieu (par exemple, un espace de coworking, un café, une bibliothèque, etc.) est mon espace de travail habituel » – À droite : « Je considère que mon « bureau » est mon ordinateur portable, mon casque et tout endroit où je peux obtenir une connexion internet solide. »

Les employés pensent que ces nouvelles et meilleures méthodes de travail sont là pour perdurer. La conception même de l’espace de travail évolue : 64 % de la génération Z et 63 % des Millennials considèrent que leur bureau est constitué de leur ordinateur portable, d’un casque et de l’endroit où ils peuvent obtenir une bonne connexion internet, contre seulement 48 % de la génération X et 43 % des Baby Boomers. Il est clair que l’avenir du travail va devoir composer avec ces jeunes générations et donner la priorité à la liberté de travailler de n’importe où.

Les dirigeants s’inquiètent de laisser les employés choisir le lieu de travail

Malgré les avantages majeurs en termes de motivation, de productivité, de confiance et de bien-être qu’apporte l’augmentation de l’autonomie des employés, de nombreux chefs d’entreprise peuvent trouver déconcertante l’idée d’abandonner tout pouvoir de décision en matière de localisation aux employés. CBRE, un leader mondial de l’immobilier commercial, a publié un rapport en 2021 indiquant que « les professionnels de l’immobilier d’entreprise sont chargés de développer des stratégies plus agiles face à des portefeuilles qui sont liés par des obligations contractuelles, des calendriers d’amortissement et des normes culturelles. »

Ce même sentiment laisse de nombreux chefs d’entreprise se poser des questions importantes sur l’avenir de leurs organisations dans un monde de travail hybride. Devrions-nous vendre une partie de nos biens immobiliers ? Que faisons-nous de nos bureaux ou de nos salles de réunion ? Comment répondre à nos besoins technologiques si je ne peux pas prévoir le nombre d’employés qui travailleront au bureau ? Pour que les dirigeants puissent prendre des décisions éclairées sur ces questions cruciales qui ont un impact sur les investissements dans le lieu de travail et les frais généraux, ils doivent avoir une vue d’ensemble prévisible et stable de la façon dont leurs employés prévoient de travailler. Ils doivent comprendre comment les bâtiments, les espaces et la technologie seront utilisés.

Face à ces questionnements et aux évolutions futures, les réponses ne peuvent venir que de solutions offrant de la flexibilité. En la matière, un espace de coworking comme Turing 22 permet de pouvoir augmenter ou diminuer à loisirs la taille de ces bureaux d’un mois à l’autre. Quand aux salles de réunion, elles sont partagées avec les autres résidents et restent disponibles sur demande, par simple réservation.

Les employés recherchent les habitudes, la structure et la prévisibilité

Dans la plupart de nos activités, nous recherchons l’équilibre et la structure, notamment entre le travail et la vie privée. C’est cette prévisibilité qui nous offre plus de certitude, de contrôle et nous permet de tirer le meilleur parti de nos vies. Ce n’est pas parce que les employés peuvent choisir où et quand ils travaillent qu’ils vont passer outre ces tendances humaines inhérentes. Ils essaieront toujours de créer des structures et des habitudes au quotidien qui leur permettront d’optimiser leur temps.

Prenons un exemple sur le lieu de travail. Dans l’étude mentionnée plus haut, 69 % des employés hautement autonomes ont déclaré que s’ils n’avaient pas de bureau permanent, ils essaieraient quand même de s’asseoir et de travailler au même endroit chaque jour. Ce chiffre est le même pour les employés peu autonomes et seulement 2 % de moins pour ceux qui ont une liberté limitée de choisir leur lieu de travail. La prévisibilité triomphe quel que soit le degré d’autonomie que vous pouvez exercer au travail. De même, savoir à quoi ressemblera votre journée de travail peut être une excellente motivation pour venir au bureau, et les employés seront plus enclins à le faire s’ils savent à quoi s’attendre.

Plus le temps qu’un employé donné passe en réunion augmente, plus il préfère son espace de travail à domicile à son espace de travail au bureau. Comme de plus en plus de réunions se font désormais à distance, les espaces de réunion au bureau ne sont plus utilisés autant qu’avant la pandémie. Ou du moins, ils ne sont plus utilisés de la même façon et vont servir de salles pour faire une réunion de façon hybride avec des personnes physiquement présentes et d’autres à distance.Et avec l’évolution du travail à domicile induite par la pandémie, presque la moitié des travailleurs ont reconfiguré leur espace de travail à domicile pour un mode de travail virtuel. Ainsi, beaucoup sont mieux équipés pour le style de travail virtuel d’aujourd’hui à domicile. On l’a vu avec des achats personnels d’écran, de caméra ou de casque dédié aux visio-conférences.
La fiabilité et la prévisibilité de leur expérience de collaboration à domicile offrent plus de certitude sur la trajectoire de leur journée que la perspective d’arriver dans un bureau qui n’est pas optimisé pour un style de travail virtuel.

Dès lors, les dirigeants d’entreprises risquent pour certains de se trouver dans une sorte de cercle vicieux. D’une part, beaucoup hésitent à reconfigurer les bureaux sans obliger les employés à les utiliser. D’autre part, ils ne peuvent pas s’attendre à ce que les employés veuillent retourner au bureau alors que leur domicile est mieux adapté au travail virtuel et à la collaboration. Si les espaces de bureau sont adaptés aux capacités des sites distants de nombreux employés, la prévisibilité de leurs habitudes d’utilisation des bureaux sera plus facile à définir.

Trois étapes pour diriger une organisation hybride à forte autonomie

En adoptant la bonne stratégie, les entreprises peuvent tirer parti des avantages en termes de confiance et de bien-être qu’offre l’augmentation du choix du lieu de travail pour les employés – deux facteurs qui contribuent positivement à la productivité – tout en étant en mesure de prendre des décisions cruciales pour l’entreprise quant à l’utilisation de son infrastructure physique.

Créer des espaces qui répondent réellement aux exigences d’un monde de travail virtuel

Les employés plébiscitent le fait d’avoir accès à plusieurs lieux de travail, à la fois pour optimiser leur productivité et pour éprouver un sentiment d’appartenance à l’organisation. Les deux principales raisons pour lesquelles ils souhaitent venir au bureau sont la concentration et la collaboration – deux tâches qui sont souvent considérées comme diamétralement opposées. Mais la configuration actuelle des bureaux ne réunit que rarement les conditions propices à l’accomplissement efficace de ces types de tâches.

Par exemple, l’un des problèmes récurrents lors des réunions au bureau avec une ou plusieurs personnes en visio, est de faire attention à ce qu’une seule personne n’est le micro et le son d’activé au risque de provoquer larsen et écho… Le corollaire de cela est qu’il faut parfois jongler entre les micros et l’activation du son sur les portables respectifs lorsque la parole passe à une autre personne présente physiquement. Parce que les espaces de travail et les espaces de réunion n’ont pas été forcément conçus en amont pour ce genre de réunions hybrides, les employés sont contraints de mélanger les mondes physique et virtuel d’une manière qui réduit la valeur des deux.

Pour les tâches de concentration individuelle et de collaboration de groupe, chaque personne au travail doit pouvoir accéder à des espaces qui réduisent ces types de perturbations et maximisent l’utilité des outils virtuels. L’un des moyens d’y parvenir est de prendre en compte la confidentialité acoustique et visuelle offerte par un espace donné. Les salariés au bureau préfèrent les espaces offrant une confidentialité acoustique à une confidentialité visuelle. En d’autres termes, ils préfèrent travailler dans des espaces où ils ne peuvent pas entendre ou être entendus par des personnes extérieures à l’espace plutôt que dans des espaces où ils ne peuvent pas voir ou être vus par des personnes extérieures. Et c’est logique, car la confidentialité acoustique se prête bien à une concentration accrue ainsi qu’aux environnements de collaboration virtuelle où la qualité audio pose souvent un problème pour beaucoup. C’est typiquement ce à quoi des espaces comme les phone box au sein de Turing 22 permettent de répondre.

La diminution de la collaboration au bureau s’explique en partie par une expérience à distance supérieure, grâce à une technologie mieux adaptée à l’environnement dans lequel elle est utilisée. La création d’espaces de bureau permettant aux employés d’accéder plus facilement aux environnements virtuels leur facilitera la vie, ce qui leur permettra de créer des habitudes de travail et des schémas d’utilisation de l’espace prévisibles.

Compléter le sentiment d’appartenance diminué dans l’espace de bureau par un sentiment d’appartenance accru dans l’espace virtuel

Traditionnellement, nombreux sont les personnes à disposer d’un bureau personnel sur leur lieu de travail. Et souvent, ces espaces sont personnalisés avec un pot à crayon personnel, une plante posée sur le bureau à côté d’un cadre affichant une photo d’enfant. Avec l’essor du hot-desking – une décision nécessaire pour de nombreuses entreprises en transition vers un modèle hybride – les espaces personnalisés tendant à disparaître dans les bureaux. De même, les employés sont réticents à l’idée de ne pas disposer d’un endroit qui leur soit propre et pourraient ressentir moins de loyauté et d’engagement envers leur entreprise si elles ne disposaient pas d’un espace de travail régulier et permanent au bureau. Cela peut sembler abscons, mais laisser la possibilité de personnaliser son petit bout d’espace est primordial pour chacun.

Plébiscités pendant de nombreuses années par les entreprises pour des raisons plus financières que d’amélioration du travail, les (trop) grands open spaces ont été boudés par de nombreux salariés à leur retour au travail post-pandémie.

Notre présence dans l’organisation étant principalement perçue de manière virtuelle, ce même sentiment d’appartenance que les employés ressentaient autrefois dans l’espace de bureau doit être remplacé par un sentiment d’appartenance dans l’espace virtuel. C’est particulièrement vrai pour les organisations qui ont recours au télétravail. Le bureau, artefact jusqu’alors ô combien personnel – doit être remplacé par une technologie personnelle qui leur offre un sentiment de propriété et d’appartenance dans le nouveau monde virtuel du travail.

La question se pose alors de savoir quelles technologies permettent le mieux de renforcer ce sentiment d’appartenance et d’inclusion. Il se trouve que les utilisateurs de dispositifs audio professionnels se sentiraient plus inclus dans les réunions virtuelles que ceux qui utilisent des dispositifs audio grand public ou les microphones et haut-parleurs intégrés à leur ordinateur portable. Pour que les employés aient un sentiment d’appartenance à ces environnements virtuels professionnels, ils ont besoin d’outils et de technologies professionnels conçus exactement pour ces environnements, tels que des casques audio professionnels avec micro.

Laissez les employés trouver l’équilibre qui correspond au nouveau rythme de leur vie

Maintenant que la toile de fond architecturale et technologique est en place, les dirigeants peuvent se concentrer sur la création d’une culture de travail florissante et hautement autonome. Grâce à cette configuration, les employés disposent de tous les éléments nécessaires pour créer des habitudes de travail qui leur conviennent. Au fil du temps, une image des taux d’occupation moyens du lieu de travail de l’organisation commencera à se dessiner. Les dirigeants peuvent alors utiliser ces informations pour identifier cet équilibre et prendre des décisions stratégiques bien informées sur les besoins futurs de l’entreprise en matière d’immobilier et de technologie.

Lorsque les entreprises donnent aux employés la liberté de choisir où et quand ils travaillent, ils montrent qu’ils leur font confiance pour faire le travail pour lequel ils ont été engagés. Et par rebond, cette confiance est ensuite retournée aux dirigeants et aux équipes, favorisant la construction d’une culture d’entreprise basée sur l’inclusion et l’appartenance. En mettant en place les espaces et la technologie adéquats, les employeurs permettent aux employés de créer une structure dans leur façon de travailler, améliorant ainsi l’expérience des employés. En suivant ces étapes, une approche du travail fondée sur l’autonomie créera des employés plus heureux, plus sains et plus performants, qui seront en mesure de trouver un équilibre bénéfique pour eux-mêmes et pour l’ensemble de l’organisation.

Afin de réussir à nous reconstruire et à reconstruire nos organisations pour l’ère hybride, nous devons nous assurer que le travail répond d’abord et avant tout à nos besoins humains fondamentaux : avoir le contrôle de notre propre vie, avoir le sentiment d’appartenance à un endroit, et créer un véritable lien humain avec ceux qui nous entourent.
Appartenance, motivation, productivité, confiance et le bien-être mental : tous ces éléments influencent positivement l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Demain, les entreprises doivent trouver des moyens de maximiser l’autonomie tout en s’attaquant aux obstacles sociaux, sanitaires et technologiques à la réussite d’un modèle de travail hybride basé sur une plus grande liberté accrue des collaborateurs.

Nos espaces de travail sont plus que de simples outils de productivité ; nous choisissons de travailler là où nous travaillons parce que nous nous sentons à notre place dans ces lieux. Il est important que les espaces de travail de l’avenir – qu’il s’agisse du bureau, de la maison ou de tout autre endroit – soient conçus et équipés de manière à inclure une large gamme d’accessoires et de services et soient conçus et équipés pour inclure un large éventail de styles de travail et tiennent compte des différences générationnelles croissantes dans les préférences en matière de lieu de travail.
Enfin, la technologie sera le facteur déterminant pour permettre aux différents collaborateurs de l’entreprise de maintenir et d’établir des relations avec leurs collègues et partenaires commerciaux. Indépendamment de l’endroit où travaille un employé, l’avenir du travail sera virtuel, et tous les employés ont besoin d’outils qui sont spécialement conçus pour les environnements virtuels professionnels.

L’espace de travail devient hybride, tant son espace privé qui a fait entrer progressivement la sphère professionnelle que son bureau au sein de l’entreprise ou d’un tiers-lieu comme un espace de coworking. Le travail hybride offre de grandes possibilités d’améliorer notre travail et nos vies. Mais pour saisir ces opportunités et réussir dans l’avenir du travail, les dirigeants doivent trouver des moyens d’intégrer ces éléments-clé dans le tissu de leur organisation et dans la vie de leurs employés.