Favoriser la communication interne en entreprise

Lorsque des esprits créatifs et des personnes de  talent travaillent ensemble à la réalisation d’un objectif commun, cela donne en général d’excellents résultats dans le monde de l’entreprise. Peu importe que vous ayez une petite équipe à gérer ou que vous soyez engagé dans un gros projet en collaboration avec un groupe d’entreprises, avoir une  bonne stratégie de communication en interne, c’est à dire qui soit efficace et performante, s’impose. C’est sans doute une lapalissade que de le dire, mais une communication inefficace pourrait non seulement amener à des déconvenues, mais aussi conduire des projets à un échec total.

Or, sur ce point, il existe de nombreuses façons d’improviser des stratégies de communication d’équipe. La question est la suivante : comment pouvez-vous encourager des modes de communication qui servent l’objectif et mènent votre entreprise vers les sommets de la réussite ?

Il existe de nombreux principes qui peuvent améliorer votre capacité à déléguer des stratégies de communication d’équipe nouvellement formées au sein d’une entreprise. Les conseils suivants sont extraits de cas quotidiens que les organisations rencontrent en matière de communication. Nous vous proposons de les évoquer dans cet article en les illustrant de cas où une collaboration efficace a finalement sauvé la situation !

Les avantages des stratégies de communication interne

On  sait tous qu’une mauvaise communication peut être dangereuse et qu’elle peut faire plus de mal que nous ne pouvons l’imaginer. Les entreprises modernes se concentrent spécifiquement sur des moyens de communication qui soient cohérents et homogènes au sein de l’équipe et de l’organisation de l’entreprise.

Voici quelques faits et chiffres sur la communication :

• 40 % des employés interrogés estiment que les personnes qui travaillent dans une organisation ne sont pas d’un grand soutien et ne peuvent pas collaborer confortablement.
• 48 % des organisations utilisent des outils comme les réseaux sociaux sociaux pour la communication et la collaboration sur le lieu de travail.
• 98 % des employés et des cadres supérieurs estiment qu’il y a un manque de communication adéquate. Ce qui rend encore plus difficile l’alignement stratégique.
• 76 % des employeurs jugent la communication efficace très importante et la considèrent comme obligatoire, tandis que seulement 19 % des employés obtiennent une évaluation de la communication par le biais de leur évaluation des progrès.
• Plus de 500 entreprises perdent 33,5 milliards de dollars par an simplement parce que les gens ne partagent pas leurs connaissances parce qu’ils ne communiquent pas correctement entre eux.

Quand la communication interne en entreprise ne se passe pas bien …

Chaque fois qu’il y a un manque de communication, de mauvaises choses se produisent. Cela se produit aussi  bien pour des entreprises de renommée mondiale, nationales ou locales.

Une mauvaise communication nous conduit à la répétition et à la duplication du travail, à une exécution inefficace et à l’incapacité de respecter les délais prévus.

En même temps, des campagnes de marketing confuses et perplexes pourraient aussi être directement proportionnelles à une communication de qualité inférieure, de second ordre et de moindre qualité.

Une communication d’équipe efficace peut, semble-t-il, résoudre de tels problèmes en mettant en évidence et en mentionnant les questions avant qu’elles ne commencent à se poser – ce qui permet de contrôler et d’équilibrer le facteur de responsabilité.

Peu importe que vous fassiez un travail technique dans un cabinet d’avocats ou dans  la gestion de projet, vous rencontrerez de nombreux obstacles liés aux problèmes de communication.

On vous invite à lire l’article sur CIO.com à propos de l’importance des stratégies de communication interne.

Voyons maintenant quelques-uns des défis de communication et les différentes stratégies efficaces auxquelles presque toutes les équipes de communication sont confrontées.

Travail à distance : oui mais dans quelle mesure ?

Selon une enquête récente réalisée par une équipe réputée et reconnue, 74% des personnes au niveau mondial travaillent à distance au moins une fois par semaine. Ce chiffre s’explique par le fait que plusieurs personnes travaillent sur un même projet et ne vivent pas dans le même pays.

Vous ne pouvez pas du tout ignorer les travailleurs à distance. 91% des employés à distance prévoient de faire du travail à distance pendant toute leur carrière. Cependant, ils ne peuvent assurer le succès qu’en maintenant la communication comme l’une des vertus les plus fortes de leur CV ».

Le défi le plus courant est le manque de communication appropriée.

Un exemple de solution : Trello

Trello permet de faciliter la communication en interne, la gestion de projets et l’attribution des tâches

Comment faciliter la communication interne lorsque les équipes sont éclatées, par exemple certains travaillant en présentiel au bureau au sein de l’espace de coworking ou que d’autres sont en télétravail ? Il existe de nombreux outils réputés tels que Trello, Asana, Basecamp, afin de partager l’information, quelle soit formel ou informel (les discussions à la machine à café manquent à beaucoup de monde !).

Vous pouvez aussi tirez le meilleur parti de la vidéoconférence via Skype, Zoom, Join. Me et GoToMeeting. De cette façon, tout le monde pourra se parler et l’environnement de travail sera plus dynamique. La vidéoconférence permet également le partage d’écran et la diffusion des présentations. Dans les outils interessants on vous suggère Soapbox, et Talky.

Faire face aux urgences dans le travail à distance

Avez-vous déjà été dans une situation où vous avez besoin d’une réponse rapide malgré le trop grand nombre d’idées et de séances de brainstorming en cours. Parfois, lorsque vous êtes au milieu d’un problème, il ne vous reste pas beaucoup de marge de manœuvre. Les options sont limitées ; le temps est compté et vous devez agir rapidement pour obtenir des résultats.

Si vous travaillez en tant que membre d’une équipe, vous pouvez faire remonter le problème en contactant directement votre chef d’équipe. De même, si vous êtes chef de projet, vous pouvez entrer en contact avec des personnes situées plus haut dans la chaîne alimentaire pour rectifier les problèmes liés à une communication inefficace qui a conduit à des occasions manquées et vice versa.

Pour résumer, si vous n’organisez pas ou ne mettez pas en place une forme de messagerie « instantanée » pour les membres de votre équipe, des problèmes risquent de survenir.

Là aussi vous pouvez trouver des solutions pour faciliter les échanges entre membres travaillant à distance. Vous pouvez ainsi utiliser Slack, Fleep, Workzone ou Google Hangouts pour cela.

A Turing 22 on apprécie beaucoup Slack que nos équipes utilisent au quotidien pour échanger entre l’accueil, la direction, ou avec certains de nos résidents qui l’utilisent également

Plannification et travail à distance

La gestion du temps revêt une importance vitale lorsque vous travaillez avec des entrepreneurs, des employés à distance et des indépendants. Dans le cas des travailleurs à distance, il ne s’agit pas seulement de suivre la présence de ceux-ci. Il s’agit surtout de suivre leur productivité, les performances des projets, les progrès réalisés etc.

Le calcul du ROI d’un projet est très important pour toute entreprise qui traite avec plusieurs personnes en même temps. Cela inclut le nombre de personnes qui ont travaillé sur un projet particulier, et pendant combien de temps. Le suivi des différentes activités va participer à l’établissement du budget, en passant par l’administration des dossiers pour répondre aux attentes du client.

Le meilleur moyen de maîtriser les problèmes liés au chronométrage est l’utilisation d’un logiciel de suivi du temps automatisé. Cela peut se faire dans certains outils comme Asana ou Monday. Vous pouvez aussi essayer le gestionnaire de projet nTask si la gestion du planning et du temps alloué fait partie de vos principales préoccupations. Le logiciel possède plusieurs fonctionnalités liées à la gestion du temps qui permettent aux chefs de projet de s’orienter vers un meilleur système de responsabilisation.

Les informations et les dossiers sont faciles à enregistrer grâce à la fonctionnalité automatisée de nTask. L’intégration avec des applications tierces, plus un simple bouton de démarrage et d’arrêt pour faire tourner l’horloge, s’avère très pratique.

Pour que votre entreprise se développe et obtienne de meilleurs résultats il est important de faciliter la communication entre les membres. Pour certains la communication à distance peut s’avérer compliqué, encore plus avec le contexte actuel. Mais quoiqu’il en soit, les entreprises s’adaptent, évoluent et prospèrent. C’est le propre de l’homme d’apprendre et de s’adapter aux défis qui se présentent au sein d’une entreprise. Il suffit de mettre en place certaines mesures et de prévoir le temps nécessaire pour que les choses se passent.

Et vous qu’avez-vous mis en place au sein de votre entreprise pour communiquer en interne entre personnes présentes au bureau, et d’autres en télé-travail ? Quels outils utilisez-vous pour communiquer et collaborer avec les membres de votre équipe ?