5 façon d’optimiser votre to-do list pour plus de productivité

Vous la connaissez, la sempiternelle to-do list qui regroupe vos tâches à faire et que vous prenez certainement plaisir à cocher lorsque vous l’avez terminée.

Mais une simple liste n’est pas un gage de productivité dans un environnement où les distractions sont nombreuses malgré des outils de plus en plus performants.

Quand on travaille en freelance ou en tant qu’entrepreneur, chez soi, en espace de coworking ou dans un bureau, il arrive toujours un moment où le nombre de tâches à faire nécessite une to-do list pour organiser vos priorités. Voici quelques conseils pour maîtriser l’art de la liste optimisée pour la productivité.

Ecrire sa to-do list et l’écrire à la main

Prenez l’exemple trivial d’une liste de course que vous n’écrivez pas avant de vous rendre dans le magasin, vous avez de fortes chances d’oublier quelque chose. Ecrire une liste favorise la mémorisation et permet de transférer la charge mentale sur un support extérieur.

Vous pourrez en plus avoir une vision plus globale des tâches à réaliser, ce qui permettra de mieux prioriser. Ecrivez votre to-do list à la main si possible, il y a quelque chose dans l’écriture manuelle 📝 qui donne les idées beaucoup plus claires et les rend plus concrètes.

Prioriser en fonction de l’urgence

Ecrire sa to-do list est une première étape mais ce n’est qu’un début. Une liste peu rapidement atteindre une taille conséquente et être constituée d’un ensemble de tâches qui n’ont pas forcément de rapport entre elles.

Attaquer sa to-do list en partant de la première tâche jusqu’à la dernière ne suffit pas car le temps que vous avez à disposition ne correspond peut-être pas au temps qu’il vous faudra pour réaliser toutes les tâches.

L’objectif est de prioriser les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. De cette façon vous ne vous retrouverez pas avec un sentiment d’inachevé à la fin de la journée car vous aurez terminé les tâches à forte valeur ajoutée.

Être spécifique dans la formulation

Certaines tâches sont simplement trop générales pour avoir leur place sur une to-do list. « Dossier Martin » n’est pas une tâche spécifique et cela peut créer du découragement car l’on ne sait pas par où commencer.

Il faut alors décomposer la tâche en plusieurs petites tâches que vous pourrez inscrire sur votre to-do list. Que devez-vous faire pour le dossier Martin ? Rappeler le client pour prendre RDV, réaliser un devis… Peu importe le contexte, vous devriez décomposer la tâche en étapes, ainsi l’ensemble paraît plus abordable et faisable en une journée.

Se bloquer du temps pour chaque sujet

Une méthode pour augmenter votre productivité et atteindre la fin de votre to-do list est d’allouer des plages horaires à des tâches spécifiques. Cela permet d’être certain d’accorder le temps nécessaire à chaque tâche et vous forcera à respecter le temps que vous vous êtes fixé.

De plus, vous apprendrez à mieux différencier les tâches qui méritent votre temps et celles qui ne sont que du bruit parasite. L’essentiel en se bloquant du temps est de ne pas faire plusieurs tâches à la fois pour ne pas s’éparpiller.

En fixant des plages horaires sur votre calendrier journalier pour effectuer telle ou telle tâche vous avez une vision globale de votre journée et l’assurance que vous accorderez suffisamment d’attention aux tâches à forte valeur ajoutée.

Faire des breaks pour se ressourcer

Les journées peuvent être chargées et votre to-do list longue, mais vous ne devez pas pour autant oublier de prendre des pauses régulières.

Prendre des pauses n’est pas une perte de temps, c’est un moyen de donner un répit à votre cerveau et de lui offrir une petite récréation ou même une petite récompense pour le travail accompli. La concentration n’est pas une ressource inépuisable et enchaîner les tâches peut même faire chuter votre productivité car votre esprit est brouillé.

Pour éviter le burnout ou la fatigue mentale, penser à prendre des pauses de 5, 10 ou même 50 minutes entre deux tâches, cela vous permettra de repartir du bon pied.

Ce qu’il faut retenir

La to-do list est un merveilleux outil de productivité mais il convient de respecter quelques règles pour qu’elle soit un réel allié. Une bonne gestion des priorités et l’allocation de temps spécifique pour chaque tâche sont des gages de réussite qu’il ne faut pas négliger, au même titre que les pauses.