Séminaire Clermont-Fd : comment organiser un événement d’entreprise original et réussi

Organiser un événement d’entreprise peut sembler simple de prime abord. On se dit a priori qu’il faut trouver un lieu, une salle pour travailler et diffuser son powerpoint et pouvoir manger un morceau et boire un petit coup après. Vu comme cela, ca semble en effet trivial, quoique…
En réalité, l’organisation d’un événement d’entreprise demande un peu de réflexion stratégique au départ et une planification minutieuse, afin de créer une véritable expérience pour tous les collaborateurs y participant.
Voici ci-dessous les étapes à suivre ainsi que quelques conseils et astuces pour organiser un événement d’entreprise réussi à Clermont-Ferrand.

Planifier son événement professionnel

La première étape de l’organisation d’un événement d’entreprise réussi consiste à planifier tous les détails. Il faut donc le plus possible l’anticiper. Il est important de fixer un objectif clair pour l’événement, en définissant le public cible, le lieu, la date et l’heure de l’événement. Voici quelques éléments-clés à prendre en compte lors de la planification de votre événement:

1. Objectifs de l’événement : quels sont les objectifs que vous souhaitez atteindre avec votre événement? S’agit-il d’une conférence, d’un salon professionnel, d’une journée portes ouvertes ou d’un team building? Une fois que vous avez défini vos objectifs, il est plus facile de planifier le contenu de votre événement et d’inviter les bons intervenants, de choisir les activités, etc.
2. Public cible : qui sont les personnes que vous souhaitez inviter à votre événement? Quels sont leurs intérêts, leurs professions et leurs besoins? En identifiant votre public cible, vous pouvez créer un programme qui répondra à leurs attentes et les fidélisera.
3. Lieu de l’événement : le choix du lieu est essentiel pour le succès de votre événement. Vous devez trouver un lieu qui convient à la taille de votre événement, qui offre toutes les commodités nécessaires, comme des salles de réunion, des équipements audiovisuels, des espaces de restauration et de détente.
4. Date de l’événement : le choix de la date et de l’heure dépendra du public cible et des objectifs de l’événement. Si vous organisez une conférence professionnelle, par exemple, il est préférable de la planifier en semaine. Si vous organisez un événement grand public, un week-end pourrait être plus approprié. Pour un séminaire d’entreprise, beaucoup privilégient les fins de semaine comme le jeudi et/ou le vendredi, mais rien ne vous empêche de débuter la semaine par un séminaire avec vos équipes !

La première étape consiste à choisir l’emplacement parfait pour votre événement. Si vous êtes à la recherche d’un lieu unique pour votre événement d’entreprise, pourquoi ne pas envisager Turing 22, un espace de coworking situé en plein cœur de Clermont-Ferrand ? Turing 22 offre une variété d’espaces pour les événements d’entreprise, des ateliers professionnels, séminaires et autres rassemblements professionnels tels que des conférences.

Et avec l’arrivée des beaux jours, pourquoi ne pas organiser un événement d’entreprise en intérieur et extérieur pour remotiver les équipes ? Turing 22 est le lieu parfait pour cela : vous pouvez ainsi utiliser une salle de réunion et profiter des lounges, terrasses d’extérieur et même du rooftop !

Profitez du rooftop pour organiser un afterwork, un cocktail professionnel jusqu’à 80 personnes.

Promouvoir votre événement d’entreprise à Clermont-Ferrand

S’il s’agit d’un événement interne, il vous faudra en assurer la promotion à vos équipes, leur communiquer date et lieux, et leur donner tout ou partie des détails de l’événement.

Et bien évidemment s’il s’agit d’un événement ouvert, il vous faudra communiquer en amont auprès des participants que vous souhaitez obtenir.

Voici quelques idées pour vous aider à atteindre votre public cible :

1. Utilisez tous vos canaux de communication habituels : site web, réseaux sociaux, mailing.
2. RP : sans forcément convier BFM TV, rédiger un communiqué de presse et adressez le aux journalistes et médias qui pourraient être pertinents pour relayer en amont votre événement. Cela peut être la Presse Quotidienne Régionale (PQR) ou la presse spécialisées ou business. Sur Clermont-Ferrand, un média comme Le Connecteur s’avère être pertinent pour relayer les événements professionnels.
3. Faites la publicité de votre événement en ligne : utilisez des sites web tels que Eventbrite ou Meetup pour promouvoir votre événement en ligne. Ces sites sont souvent utilisés par les gens à la recherche d’événements professionnels dans leur région.
4. Publicités payantes : un petit coup de boost de votre événement via des publicités sur Linkedin Ads, Facebook Ads ou Google Ads peuvent vous apporter de la visibilité en géolocalisant et ciblant vos annonces.

Assurer une bonne gestion de l’événement

Lorsque le jour J de l’événement arrive, il est important de s’assurer que tout est bien organisé et que tout se déroule comme prévu. Voici quelques éléments à prendre en compte pour assurer une bonne gestion de votre événement à Clermont-Ferrand et plus particulièrement à Turing 22 :

1. Gestion des intervenants : il est important de communiquer clairement avec les intervenants de votre événement et de les aider à se sentir à l’aise. Assurez-vous que les intervenants ont toutes les informations dont ils ont besoin et qu’ils ont suffisamment de temps pour se préparer.
2. Gestion des participants : accueillez vos participants avec le sourire et assurez-vous qu’ils se sentent les bienvenus. Vous pouvez offrir un petit déjeuner ou un buffet pour les aider à se détendre et à échanger entre eux. Assurez-vous également de disposer de suffisamment de personnel pour répondre aux besoins des participants.
3. Gestion logistique : il est important de s’assurer que tous les aspects logistiques de votre événement sont bien pris en compte. Pour cela, l’équipe de Turing 22 peut vous proposer des services de gestion logistique complets pour votre événement d’entreprise. Turing 22 peut vous aider à planifier les besoins en matériel, la configuration de la salle, la restauration, l’accueil des participants, l’animation et plein d’autres choses encore. N’hésitez pas à nous demander !
4. Évaluation de l’événement : une fois votre événement terminé, il est important de prendre le temps d’évaluer votre réussite et de recueillir les commentaires des participants. Cette évaluation vous aidera à améliorer vos futurs événements et à mieux comprendre les besoins de votre public. Vous pouvez également utiliser ces commentaires pour promouvoir vos événements futurs.
5. Communication post-événement : à l’issue de l’événement, vous pouvez en profiter pour communiquer, en interne uniquement s’il s’agissait d’un événement privé, ou en direction de vos clients, prospects, partenaires. Les réseaux sociaux comme Linkedin sont particulièrement pertinents pour diffuser un post à ce propos. Vous pouvez aussi relancer la presse et les journalistes et leur transmettre des informations supplémentaires au premier communiqué de presse, tels que des photos. Si vous souhaitez communiquer post-événement, faîtes le dans les heures et jours qui suivent sans attendre !

En conclusion, organiser un événement d’entreprise à Clermont-Ferrand doit apporter une expérience mémorable aux participants. Pour ce faire, ayez soin d’avoir une planification minutieuse et une promotion efficace. En choisissant Turing 22 pour votre lieu d’événement, vous pouvez bénéficier d’un emplacement pratique et de services complets de gestion logistique pour assurer une gestion réussie de votre événement. Besoin d’aide ou de plus d’infos ? Contactez-nous !